社交辞令的な本音

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タスク管理 ライフハック

やるべきことを忘れないためのフローを紹介します

2016/12/15

仕事でもプライベートでも、やることをついうっかり忘れてしまうことがあります。ほんの些細なことをやり忘れただけでも、それを挽回するのに手間がかかることが多いので、絶対にやり忘れは防ぎたいところ。

今回は、突発的に発生したタスクのやり忘れを防ぐために、僕が構築したフローを紹介します。

前提として、僕はタスク管理のツールに

  • 仕事中:TaskChute2
  • プライベート:たすくま

を使用しています。でも今回紹介するフローは、使っているツールが違っていたとしても導入できますので参考にして下さい。

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突発的なタスクが発生した時の流れ

■仕事中
デスクにいる時

├仕事関係のタスク   → TaskChute
└プライベートのタスク → たすくま

デスクにいない時

├仕事関係のタスク   → メモ帳
└プライベートのタスク → たすくま

■休日
仕事関係のタスク → 職場へメール

プライベート      → たすくま

 

図に表すと・・・

図式化するとこのようになります。
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フローに身を委ねることが大事

大事なのはこのフローを遵守すること。数分で終わりそうな内容でもこのフローに従って、必ず何かに「書き出します」。覚えておけると思っているのは、その時だけです。

例えばデスクで仕事中に、「あの資料をメールで送っといて」という依頼を受けたとします。メールを送る作業自体は数分で終わりますが、すぐにやろうとした瞬間に顧客からのクレームの電話が入ったらどうなるでしょう。控えめに言ったとしても、半分以上の人はクレーム対応に追われ、メールを送るタスクを忘れてしまうでしょう。クレーム対応終了後に思い出せたらいいのですが、たいていの場合思い出すことはありません。(そして怒られる)

僕ならば上記フローに従って、仕事中 > デスク > 仕事関係 > TaskChute にタスクを登録した後に実行します。そうすれば急にクレーム電話が鳴ったとしても、後でTaskChuteを見ればメールを送り忘れることはありません。「メール遅いじゃないか」と怒られたとしても、「クレーム対応してまして・・・」と言っておけば問題無いでしょう。

 

まとめ

僕はこのフローを使い出してから、やり忘れが激減しました。というか、完全になくなったかもしれません。最近は何かをやり忘れて「しまった!」という経験を思い出せないのです。是非参考にして、生活に取り入れてみてください。

TaskChuteとたすくまは導入までのハードルが高いので、単にtodoを管理するだけでしたらメモ帳あたりから始めてもいいかもしれません。


追記(2015.11.26)
使用しているメモ帳の紹介記事を書きました。

常に持ち歩くメモ帳ならば、これがオススメ! ロディアブロックメモ
先日、突発的に発生したタスクの処理フローについて書きました。 やるべきことを忘れないためのフローを紹介します | 社交辞令的な本音 その中で、デスクにいない時はメモ帳に記録するという話をしましたが、そのためには常にメモ帳を持ち歩かなければなりません。 そこで、今回は僕が仕事中に使用しているメモ帳を紹介したいと思います。 それはこちら、ロディアブロックメモ NO11!   ロディア No.11 方眼罫 オレンジ 3冊セット posted with カエレバ RHODIA(ロディア) 手頃なサイズ このメモ帳はNOごとにサイズが分かれています。僕が使っているのは、NO11。 このサイズだと、シャツの胸ポケットにちょうど収まるサイズなのです。またコンパクトながら、ちょっとしたメモぐらいならば問題ないぐらいの面積があるので、携帯用としておすすめです。   方眼状になっている 完全な白紙だと字の大きさが統一できなかったり、だんだん傾いたりしがちですが、このメモの方眼が補助線として最適です。 あと、方眼があったほうがなんだかおしゃれな感じ。 書きやすい 裏の台紙ががっしりしているので、メモを手に持って書く場合でもフニャフニャせずに書きやすいです。百均のメモ帳だと、ペランペランなのが多くてイヤなんです。   切り離せる 上部にミシン目がついていて、キレイに切り離すことができます。 僕は1タスク1ページに書くようにして、タスクが完了したら切り離してゴミ箱に放ります。 基本的にはアナログよりもデジタル派なんですけれど、このタスクが完了してゴミ箱に放り込む時の爽快感ったら。   カラーバリエーションが豊富 オレンジ・白・黒の三色がありますので、気分に合わせて使い分けることができます。 華やかなオレンジ、知的な白、アダルトな黒、ってとこでしょうか。   メモ帳を見るのを忘れないために 「メモ帳にメモをしたのに、そのことを忘れてしまった」という失敗を以前してしまったので、今はTaskChuteに「ロディアメモ帳をチェックする」というタスクを登録しています。 朝・昼・夕方の1日3回チェックするようにしていて、これで漏れを防げるようになりました。   あとがき

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