体力を 効率的に使うため 勤務時間は 均等にする
残業をすることになる理由の一つに、「先の見通しがつかないため、とりあえず今日頑張っておく」問題があります。本来であれば明日やっても差し支えない業務を、わざわざ残業してまで時間外にやってしまうのです。なぜそのようなことが起こるのでしょうか。
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タスクの所要時間を把握していない
原因は、やるべきタスクの所要時間を把握していないことです。
例えば所定労働時間が８時間だとして、「今日は１１時間働いた、でも明日は５時間分の仕事しかなかった」と言うのは効率的ではありません。無駄な人件費（残業代）が発生しますし、１１時間働いた日の終盤は作業効率が落ちているに違いないからです。
人間どうしても長時間働くと疲労して頭が動かなくなってきます。もしも2日間で１６時間分の仕事を処理するのであれば、当たり前ですが８時間+８時間で処理するのが理想的です。
それができていないのは、やるべきタスクの所要時間を把握できていないからでしょう。明日やるタスクの総量が５時間しかないとわかっているのなら、今日は無理して頑張らずに先送りすればいいのです。
タスクシュートなら時間を見積もることができる
僕が使っているタスク管理ツール「TaskChute２」なら、本日の所要時間はもちろんのこと未来の所要時間も一目でわかります。
１０時間以上かかる日もある
休憩時間を含めて９時間ならば定時で帰ることができますので、僕はここを見ながらタスク実行日の割り振りを行なっています。なるべく毎日9時間になるように均等に割り振っていくのです。
デコボコを平らにするようなイメージ
あなたがTaskChuteを使っていないとしても、意識的に業務量を把握してコントロールすれば無駄な頑張りが減って、きっと仕事の効率が上がることでしょう。
繁忙期でも均等にすること
とはいえ繁忙期で常に残業を強いられるケースもあると思います。ただそんな時でも「均等に残業する」ようにスケジューリングしましょう。
仮に平日５日間で50時間分の仕事を処理する場合、1日に何時間ずつ働くのが良いでしょうか。
- 13時間・7時間・12時間・10時間・8時間
- 10時間・10時間・10時間・10時間・10時間
正解は後者。残業するにしても後者の方が体力を効率的に使うことができるはずです。
あとがき
スケジューリングを容易にするためには、やはりタスク管理ツールは欠かせません。でもタスク管理ツールは数あれど、「所要時間」まで管理できるものは限られています。
ということで所要時間まで管理できるという意味で、タスク管理ツールは「TaskChute2」と「たすくま」をイチ押しします。
