社交辞令的な本音

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タスク管理 ライフハック

タスク管理初心者に対して、どのレベルでレクチャーすべきか悩む

2016/09/29

 

先月から僕の部署に配属になった同僚へ、仕事の引継ぎをしています。その仕事はルーチンが多く、毎月初・毎月末・毎月○日といったタイミングで実行するタスクが多くあります。1つ1つの難易度は高くありませんが数が多いため、やり忘れないようにするのが大変です。

僕はそれらを実行するタイミングをTaskChuteで管理しています。ですので実行するのを忘れる心配はありませんが、それらを他人に引き継ぐ時に困りました。業務量が多いため、何らかの方法で管理する必要があったのですが、その同僚はタスク管理ツールを使ったことが無かったのです。

 

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タスクシュートは引き継げない

僕は試行錯誤の末、タスク管理にはタスクシュートが最適であると結論付けています。

自らのタスク管理遍歴を振り返りながらTaskChute2の魅力を紹介する
  僕は仕事上のタスク管理にはTaskChute2を使っています。(プライベートは、たすくま)   Taskuma -- TaskChute for iPhone -- 記録からはじめるタスク管理 3,600円 (2015.11.20時点) Sayaka Tomi posted with ポチレバ   どうしてもTaskChute2の素晴らしさを皆さんに伝えたいので、今回は僕のタスク管理遍歴を交えつつ紹介したいと思います。   TaskChute2とは windowsのExcelで作動する、タスク管理のツールです。Macでも使えるみたいですが、僕は使ったことがないのでそちらの説明は割愛。 有料のツールですが、無料版もあるのでそちらを試してみるのをおすすめします。僕は無料版を使用して、すぐに有料版の購入を決めました。   TaskChuteのいいとこ 僕が愛するTaskChuteの機能は、以下の3つです。 1.リピート機能でタスクのやり漏れを防ぐことができる 2.すべてのタスクに時間を見積もることで終了時間が把握できる 3.実行ログが残るので後で振り返ることができる 単体のツールでこの機能全てを満たすものはありません。(たぶん) それでは、僕がタスク管理のためにTaskChute2に至った経緯をお伝えします。   最初は紙ベース 多くの人々がやっているように、僕も最初はやることを紙に書き出して管理していました。しかし、ここでいう「やること」というのは、メールチェック等の細かいタスクを除いた、それなりに時間のかかるタスクのことです。 いつ実行するという概念は無く、締め切りの近い順から消化していって、1日でできる分だけ実行するというやり方でした。我ながらなんという力技。   次にRemember The Milk なんかもっとスマートにタスク管理したい、という思いから色々調べた結果、Remember The Milk の存在を知りました。リピート機能があるので、ルーチンタスクの管理が超便利で興奮した覚えがあります。

ただ「誰にとってもTaskChuteが最善のツールである」とは、もちろん考えていません。タスクシュートはエクセルベースのツールなので仕事環境を選びますし、実行・終了のたびに時間を記録する必要があるなど、とっつきにくい要素があるからです。(キーボードショートカットで、作業の手間は極力軽減されるようになっていますが)

これまでタスク管理ツールを使ったことがない人に、TaskChuteをすすめるのには腰が引けてしまいます。有料ですし。

 

Googleカレンダーでどうだ

無料でも評判のいいタスク管理ツールは数多くあります。todoist、wunderlist、toodledo・・・。しかし僕が使った事のないツールをすすめることは出来ません。これは困った。

そこで、暫定的な案としてGoogleカレンダーを使ってみることをおすすめしました。実行する日を忘れないようにするぐらいの使用用途であれば、十分な機能があります。

特に柔軟にリピートを設定することができるので、繰り返し作業の多い仕事を管理する上では、十分活躍してくれることでしょう。

 

Googleカレンダーのtodoリスト

その後、様子を確認したところ、Googleカレンダーのtodoリスト機能を使っていました。僕は使ったことが無い機能ですが、カレンダーの右側にタスクがずらっと並び、各タスクにチェックボックスが付与されます。タスクが終了したときにチェックを入れて、コンプリートというわけです。おお、タスク管理っぽい。

しかし、しかしです。なぜか分からないのですが、todoリストにはリピート設定が出来ないようなのです。リピート機能なんて、基本中の基本なのに・・・。なぜなんだ。

 

あとがき

それだったら通常のカレンダーでリピート設定した方がいいんじゃないか、とかなんとかで五里霧中。

使う人が違和感なく使えるような、より良いタスク管理方法を見つけられるようにサポートしていきたいと思います。

 

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