タスク管理初心者に対して、どのレベルでレクチャーすべきか悩む
2016/09/29
photo credit: tomylees Wednesday, 28th, Birthday gifts IMG_7637 via photopin (license)
先月から僕の部署に配属になった同僚へ、仕事の引継ぎをしています。その仕事はルーチンが多く、毎月初・毎月末・毎月○日といったタイミングで実行するタスクが多くあります。１つ１つの難易度は高くありませんが数が多いため、やり忘れないようにするのが大変です。
僕はそれらを実行するタイミングをTaskChuteで管理しています。ですので実行するのを忘れる心配はありませんが、それらを他人に引き継ぐ時に困りました。業務量が多いため、何らかの方法で管理する必要があったのですが、その同僚はタスク管理ツールを使ったことが無かったのです。
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タスクシュートは引き継げない
僕は試行錯誤の末、タスク管理にはタスクシュートが最適であると結論付けています。
自らのタスク管理遍歴を振り返りながらTaskChute２の魅力を紹介する | 社交辞令的な本音
ただ「誰にとってもTaskChuteが最善のツールである」とは、もちろん考えていません。タスクシュートはエクセルベースのツールなので仕事環境を選びますし、実行・終了のたびに時間を記録する必要があるなど、とっつきにくい要素があるからです。（キーボードショートカットで、作業の手間は極力軽減されるようになっていますが）
これまでタスク管理ツールを使ったことがない人に、TaskChuteをすすめるのには腰が引けてしまいます。有料ですし。
Googleカレンダーでどうだ
無料でも評判のいいタスク管理ツールは数多くあります。todoist、wunderlist、toodledo・・・。しかし僕が使った事のないツールをすすめることは出来ません。これは困った。
そこで、暫定的な案としてGoogleカレンダーを使ってみることをおすすめしました。実行する日を忘れないようにするぐらいの使用用途であれば、十分な機能があります。
特に柔軟にリピートを設定することができるので、繰り返し作業の多い仕事を管理する上では、十分活躍してくれることでしょう。
Googleカレンダーのtodoリスト
その後、様子を確認したところ、Googleカレンダーのtodoリスト機能を使っていました。僕は使ったことが無い機能ですが、カレンダーの右側にタスクがずらっと並び、各タスクにチェックボックスが付与されます。タスクが終了したときにチェックを入れて、コンプリートというわけです。おお、タスク管理っぽい。
しかし、しかしです。なぜか分からないのですが、todoリストにはリピート設定が出来ないようなのです。リピート機能なんて、基本中の基本なのに・・・。なぜなんだ。
あとがき
それだったら通常のカレンダーでリピート設定した方がいいんじゃないか、とかなんとかで五里霧中。
使う人が違和感なく使えるような、より良いタスク管理方法を見つけられるようにサポートしていきたいと思います。