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日々やることに追われている人は必読!『マニャーナの法則・完全版』

2017/03/22

photo credit: Omar Omar Saguaro 01612 via photopin (license)

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『マニャーナの法則・完全版』を読み終わりました。

 

完全版の前身である『マニャーナの法則』は以前読んでいたのですが、正直なところ当時はピンときておらず、どんなことが書かれていたかもあまり覚えていないぐらいです。

Amazonの購入履歴を調べると、2010年5月に購入していました。まだ僕がタスクシュートを始めていないころに購入したようです。

今回完全版を読んだところ、腑に落ちることの連続。これは完全版になって内容が良くなったからではなく、おそらく僕の意識が以前と変わったことが原因と思います。

タスクシュートを実践してきて、約4年。その間に培われてきた方法論が、本書で提起されている理論とマッチしたような印象を受けました。

 

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マニャーナとは「明日」のこと

マニャーナとは、スペイン語で「明日」を意味します。

「マニャーナの法則」の原則は次の2つ。1つは「新しく発生した仕事は『明日やる』を基本にする」、もう1つは「クローズ・リストを使う」である

本書では、タスクに手を付けやすくする方法などのタスク管理法が数多く紹介されていますが、肝となるのは上に引用した「マニャーナの法則」。

明日できることは明日にやろう、というのが基本方針です。

 

クローズ・リストとは何か

多くの人は、今日やるべきタスクリストを作っていると思います。本書では、そのリストを「デイリータスクリスト」と称しています。もしも、そこに載っていないタスクが新規発生した場合、皆さんはどのように処理しているでしょうか?

本日やるべきリストに追加しているのならば、そのタスクリストはオープン・リストとなります。逆に、本日やるべきリストの外に追加するのならば、そのリストはクローズ・リストという扱いになります。そして、マニャーナの法則によれば、クローズ・リストの方が有効とされています。

オープン・リストよりクローズ・リストの方が仕事がしやすいということです。その理由は3つあります。

理由1 クローズ・リストの仕事は、追加される仕事によって妨げられない

理由2 クローズ・リストは大きくならない。仕事を続ければ、必ず小さくなる

理由3 「必要な仕事はすべてやる」という前提なら、優先順位は不要。

個人的には「理由2 クローズ・リストは大きくならない」効果が、クローズドリストを運用する上で一番の恩恵であると考えています。タスクリストを閉ざすことで、仕事の完了時間をズルズルと後ろ倒しにしなくてすむからです。

逆にリストを閉ざさずに新規タスクを本日のやることにポイポイと追加してしまうと、残業することになるか、あるいはやむなく翌日へ先送りすることになります。これでは、相当なストレスがかかってしまいます。

どうせ翌日へ先送りするのであれば、新規タスクが発生した段階で「明日やる!」と宣言したほうが精神衛生的にいいですよね。

 

クローズ・リストの運用方法

では、クローズ・リストの概念をどのように運用すればいいのでしょうか。参考までに、僕は以下のような手順でタスクを振り分けています。

必要なツール

まずは、書類を入れるボックスを用意します。例えばこんなやつ。

 

あとは、日別に書類を管理できるファイルを用意します。僕はこのファイルを使っています。

 

タスク発生時にやること

タスクが発生したら、まず当日中に処理しないといけないかどうかを判断します。

  • 当日中に処理する必要がある → タスクリストへ追加
  • 明日以降の処理でかまわない → 書類ボックスへ入れる

タスク発生時には、たいていそれに付随する書類もついて来ますが、それが無かった場合は内容をメモした紙を書類ボックスへ入れます。

タスクリストに追加したタスクは、当日中に処理をおこなって完了です。書類ボックスへ入ったタスク(書類)は、翌朝に仕分けを行います。

 

翌朝やること

翌朝は、書類ボックスへ入っているタスク(書類)全てに目を通して、いつ処理するか判断します。

  • 当日中に処理する必要がある → タスクリストへ追加
  • 明日以降の処理でかまわない → 仕分けファイルへ入れる

当日中に処理するタスクは、タスクリストに追加した上で当日中に処理します。明日以降に処理することとなったタスク(書類)は、仕分けファイルにある実行日のページに挟んでおきます。

仕分けファイルは毎朝当日のページをチェックし、タスク(書類)が挟まっていたらタスクリストに追加します。

文章にしてもよく分からないと思いますので、図式化しました。

 

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ちなみに、書類は案件ごとに透明のA4クリアファイルに入れて保管します。そうすれば、サイズがバラバラの書類をまとめることができますし、書類ボックスの中に入れても安定します。

 

あとがき

今回はクローズリストをピックアップして紹介しましたが、その他にも役に立つ仕事術が満載です。余裕を持って仕事を回したいと思っている人に、強くおすすめしたい一冊でした。

 

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