定期的に依頼される仕事は、あらかじめタスクリストに入れないと危険
例えば毎月、同僚から依頼があってから行う業務があるとします。
あなたはそれを、タスクリストにあらかじめ登録しているでしょうか。あるいは依頼があってから初めてタスクリストに入れるのでしょうか。
もしも依頼があってからタスクリストに入れているのであれば、それは危険な行為なのでオススメしません。
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振り込み依頼がきていなかった
先日記事に書きましたが、急遽 忌引き休暇を取ることになりました。
タスクシュート時間術を実践していたら、いざという時に焦らずにすんだ話 | 社交辞令的な本音
休暇に入る前にタスクリストを眺めていると、月次の振り込み依頼がまだ来ていないことに気がつきました。僕の休暇中に、締切日が来る振り込みです。
そこで、課内の同僚にその振り込み業務をお願いしてから休暇に入り、滞りなく処理してもらうことができました。
全てのタスクをリスト化すべき
依頼があってから初めてタスクリストに入れる（あるいは実行する）ようなタスク管理方法だと、今回の振り込み業務を見逃したまま休暇に入っていたことでしょう。
例えその業務が１０分ほどで終わるボリュームだとしても、引き継ぎ忘れていて例えば電話で引き継ぐはめになると、けっこう面倒です。「対面で引き継げればスムーズに伝わったのに・・・」と後悔したはず。
また、そもそも相手が依頼してくるのを忘れるリスクがあります。いつもなら納期に余裕があるものだとしても、「ごめん忘れてた、今日中にお願い！」となったら苦労するは自分です。（相手に貸しを作ることはできますが・・・）
やはりあらかじめ把握できるタスクは、全てリストに載せておくのが望ましいと言えそうです。
あとがき
このようにタスクリストを整備することは、先日記事にした「先回りタスク管理術」を実践することにつながります。
「先回りタスク管理術」で無駄な時間を激減させる！ | 社交辞令的な本音
先回りタスク管理術を一言で説明するならば、それは「不定期のリピートタスクを減らす」こと。相手からのアポイントを待つのではなく、こちらから予定を押さえにいくイメージです。
後手に回ると納期が短くて自分が苦しんだり、締め切りを超過して信頼を損なったりというダメージを受ける可能性がありますので、自分のタスクをしっかり把握できるシステムを作りましょう。