「先回りタスク管理術」で無駄な時間を激減させる！
2017/03/14
やらないといけないことには、たいてい締切があるものです。「◯日までに提出しなければならない」というように、その締切が明示されている場合は分かりやすくていいのですが、明確な締切がないタスクも数多く存在します。
それらのタスクは扱いがやっかいです。気がつくと実行するために最適なタイミングを逃してしまい、挽回するのに無駄な時間を要すことになってしまうのです。きっとあなたも経験したことがあることでしょう。
何のことかよく分からないって？
では、具体例を挙げながら説明することにします。
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爪を切るタイミング
理解しやすいように、身近なことで例えましょう。誰もがやらなければならないタスクの１つに「爪を切ること」があります。
爪を切ることには、明確な締切がありません。伸びてきたと感じたら切る、だいたいみんなそんなところでしょう。
ただ一定の長さを超えても切らずにいると不幸に見舞われることになります。それは爪が割れてしまったり、また伸びた爪で皮膚を傷つけてしまったりすることです。いずれの場合も、その後のケアに時間をとられることになります。
爪が伸びすぎてしまう前の適切なタイミングで切ることができれば、そのケアにかかる時間を節約できたはずです。
シェーバーを充電するタイミング
もう一つ、日常生活でありがちな例を紹介します。それはシェーバーを充電するタイミングについて。
僕はこのシェーバーを使っています。お風呂の中でも使えるところが便利。
この商品は毎日2～3分の使用頻度で、バッテリーが満充電から空っぽになるまで1ヶ月ほどかかります。
1度の充電で長い期間使えるので油断しがちですが、バッテリーが切れて動かなくなってから充電を始めるのでは遅いのです。あたり前の話ですが、髭を剃り終わったと同時に充電が切れることはなく、たいがい髭を剃っている最中にピタリと動作を停止してしまうからです。
そうなると朝の忙しい時間帯にも関わらず、ある程度充電されるまで無駄な待ち時間が発生してしまいます。
「先回りタスク管理術」で解決できる
上に挙げた2つの例のように、明確な締め切りがないタスクは後手に回りやすく、余計な時間や労力をかけることになりがちです。それを解決する方法は、ずばり「先回りタスク管理術」。僕が勝手に命名した手法です。
明確な締切がないのであれば、自発的に締め切りを設定して先回りして動けばいいのです。
爪の例で言うと、僕は毎週土曜日に「爪を切る」というタスクを実行するようにしています。（具体的には、タスク管理アプリのたすくまにリピートタスクとして登録）
シェーバーの例では同じく、3週間に1回「シェーバーを充電する」タスクを実行しています。
▲たすくまに登録しているタスク
いずれも場合もギリギリのタイミングではなく、「まだ爪を切るには早いかな」「充電しなくてもまだ動くぞ」というぐらいで実行するのがポイント。そうすることで、うっかり締め切りをやぶってしまうことを回避できるでしょう。
あとがき
先回りタスク管理術を一言で説明するならば、それは「不定期のリピートタスクを減らす」こと。相手からのアポイントを待つのではなく、こちらから予定を押さえにいくイメージです。
あなたも攻めのタスク管理で無駄な時間を軽減させ、ストレスフリーを実感しましょう！
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